Dr. Herman Coppens
Wnd. Algemeen Rijksarchivaris
In deze lezing worden twee in de schoot van de Internationale Archiefraad (ICA) ontwikkelde normen ISAD(G) en ISAAR(CPF) voorgesteld. Zonder eenduidige en eenvoudige regels komt er geen "gouden gids" voor de archiefgebruiker.
Overigens kan in dit kort tijdsbestek maar een bescheiden overzicht gegeven worden van de ontwikkelingen die de laatste jaren hebben plaatsgehad en van de vele mogelijkheden die door ISAD en ISAAR(CPF) worden geboden.
Wie er meer wil over weten, kan terecht in de overvloedige literatuur, in het Nederlands bijvoorbeeld bij Peter Heyrman en Marc Nelissen e.a., 'Standaarden voor elektronische beschrijving', in Bibliotheek- en Archiefgids (2002). Daarin staan ook de verdere ontwikkelingen naar EAD en EAC beschreven. Op die laatste twee realisaties wordt hier nauwelijks ingegaan.
Zoals reeds vaak opgemerkt, was de archiefwereld erg aarzelend om beschrijvingsnormen te introduceren. Eerst - en aanvankelijk erg schoorvoetend - ontstonden nationale normen. Onder de oudste moet hier zeker de beroemde Handleiding van Muller, Feith en Fruin uit het laatste decennium van de 19de eeuw geciteerd worden. Maar ook in Duitsland, Frankrijk, Italië en andere landen ontstonden nationale regels en stijlen, die school hebben gemaakt.
De archiefwereld kampt nog met een tweede remmende factor: archiefdiensten worden immers geconfronteerd met nationaal georiënteerde bronnen en vooral met nationale administraties die in de loop der eeuwen heel eigen archiveringssystemen hebben opgezet en eigen tradities inzake beschrijving en ordening hebben opgebouwd. Een op internationale verspreiding gericht ontsluitingsbeleid was en is dus niet vanzelfsprekend.
Deze nationale gevoeligheden en tradities speelden veel minder in de boeken- en bibliotheekwereld. Al heel vroeg werden boekbeschrijvingen geïnternationaliseerd. Het aantal op te nemen beschrijvingselementen was beperkt, het aantal te beschrijven objecten is, niettegenstaande de gigantische omvang van de wereldboekproductie, in vergelijking met onze archieven (al gauw een 6000 à 8000 items per strekkende meter) al evenzeer erg beperkt. In vergelijking met de archiefsituatie is ook de nood aan internationale uitwisseling in de boekenwereld veel groter. Een boek is een standaardproduct dat tegen hoge snelheid over de gehele wereld verspreid wordt. Allemaal goede redenen voor de voorsprong die de bibliotheeksector heeft genomen. Als gevolg van een reële behoefte aan globalisering ontstond in de jaren zeventig en tachtig ISBD, de International Standard Book Description, en kreeg ieder gepubliceerd boek een ISBN, een internationaal boeknummer en iedere periodiek een ISSN-nummer mee. Dat bevorderde niet alleen de internationale uitwisseling van informatie tussen bibliotheken, maar was ook een godsgeschenk voor de uitgeverswereld. Uniformeren schakelt immers vergissingen en tijdverlies uit en betekent dus winst. Ook voor de nationale bibliotheken, met als spil de Library of Congress in Washington, was het introduceren van ISBD een grote stap voorwaarts teneinde op een gemakkelijke wijze aan internationale uitwisseling te kunnen denken.
Hoe reageerde de archiefwereld op deze ontwikkelingen? In het Amerikaanse en Canadese archiefmilieu werkte in de jaren 1980 een aantal medewerkers die vertrouwd waren met de nieuwe bibliografische beschrijvingsregels. Zij hadden ermee leren werken voor de beschrijving van collecties tekeningen, kaarten en foto’s. Ook persoonsarchieven werden hier en daar, weinig orthodox eigenlijk, geïnventariseerd met computerprogramma’s die eigenlijk voor bibliotheekgebruik waren bedacht.
Niettegenstaande de grote achterdocht van de professionelen uit het werkveld, waagden archivarissen uit de Angelsaksische wereld de stap naar standaardisering. Een bekend Engels voorbeeld is het Manual of Archival Description van dr. Michael Cook. Ook in Canada en de Verenigde Staten (Hensen bv.) ontstonden her en der richtlijnen voor een gestandaardiseerde beschrijving.
In de tweede helft van de jaren 1980 nam de Internationale Archiefraad een gelukkig initiatief. Gelukkig, want het was twee voor twaalf. De Raad bracht een aantal specialisten uit de verschillende archieftradities bij elkaar met de opdracht om nationale initiatieven te bundelen en een internationale standaard op te zetten. Dankzij de volharding van collega’s zoals de Canadees van de Nederlandse afkomst, de onlangs overleden Hugo Stibbe, kwam in hoog tempo een basistekst, de ISAD(G): General International Standard Archival Description, tot stand die in Montréal in 1992 aan het internationale forum werd voorgesteld. Die eerste versie werd herwerkt, nadat iedereen ruim de gelegenheid had gekregen om commentaar te leveren. Op het ICA-wereldcongres in Sevilla 2000 werd de tweede, herziene versie aanvaard en gepubliceerd. Het is deze versie die door een Nederlands-Vlaamse werkgroep werd vertaald. Vooral via hun vertaling krijgen internationale normen een veel grotere aandacht en verspreiding. De volgende stap is de vertaling van ISAAR.
Basisbeginselen
Waarin schuilt de betekenis van ISAD(G)? Waarom is ISAD(G) belangrijk?
Vooreerst zijn de ontwerpers niet in de val van een ISBD-achtig product getrapt. Een essentiële voorwaarde voor de ruime acceptatie in het archiefmilieu was dat de basisbeginselen van de archivistiek, en in het bijzonder het herkomstbeginsel, niet overboord werden gegooid, maar integendeel als uitgangspunt voor de te ontwikkelen standaard werden genomen. De verleiding was nochtans groot om, naar analogie van wat voordien als software voor handschriftencatalogi was ontwikkeld, een soort "platte tekst" zonder context en structuur, te propageren. In een digitale omgeving waarnaar we vanaf het einde van de jaren 1980 langzaam maar zeker evolueerden, was het beheren van een aantal losse, naast elkaar staande beschrijvingseenheden inderdaad een stuk eenvoudiger en gemakkelijker geweest.
De ISAD-groep deed geen concessies aan de basisregels van de klassieke archivistiek. Archiefbestanddelen moesten in de nieuwe standaard worden beschreven als context-gebonden informatie. ISAD schreef zijn geloofsbelijdenis neer bij wijze van inleiding bij de eigenlijke beschrijvingsregels. Bij het definiëren van archief, archiefstuk en archiefvormer hield men zich zorgvuldig aan de internationaal aanvaarde concepten. Het archiefbestand was een geheel dat gevormd, bijeengebracht en gebruikt wordt door een persoon, een familie of een organisatie bij het uitvoeren van activiteiten en het uitoefenen van functies.
Behalve voor het herkomstbeginsel - archiefbescheiden worden beschreven per archiefvormer - opteert ISAD(G) resoluut voor toepassing van het structuurbeginsel, met name het beginsel dat een archief een geheel is waarvan de ordening bepaald wordt door archiefvorming en niet door een of ander criterium vreemd aan het archief.
Welke beschrijvingsregels hanteert ISAD(G)?
Wat is beschrijven voor ISAD? Het doel van elke beschrijving is het vaststellen en verklaren van de inhoud van het beschreven archiefmateriaal en van de context waarin het is tot stand gekomen op zo’n manier dat de raadpleging ervan in zo optimaal mogelijke omstandigheden kan verlopen, en dit vanaf het ontstaan tot de definitieve opname in een historisch archief of statische archiefbewaarplaats.
De regels zijn dus niet uitsluitend bestemd voor archivarissen die een archief na overdracht aan een archiefdienst voor statisch archief inventariseren, zoals de aartsvaders van de archivistiek Muller, Feith en Fruin hun Handleiding ze hadden bedoeld. De beschrijvingsstandaard werd geconcipieerd in functie van de hele levenscyclus van een document; ook voor implementatie dus in archiefbeheersplannen van de administratie en ook voor digitale archiefbeheerssystemen.
Om herkomst- en structuurbeginsel in alle omstandigheden te kunnen waarborgen promoten de ontwerpers van de standaard het veralgemeend gebruik van de techniek van de meer-niveau-beschrijving. Dit is niet echt een nieuwigheid. Ook in de klassieke Nederlandse en Belgische beschrijvingstradities maakte men er gebruik van. Een archief wordt dus eerst beschreven op het hoogste niveau, dat van het archief of het archiefbestand, en voorts op alle tussenniveaus die nodig zijn om de structuur van het archief – de zgn. ordening van het archief – gestalte te geven.
Vier logische regels
Om een logisch gestructureerde toegang te realiseren, stelt ISAD de toepassing van vier, eenvoudige en samenhangende regels voor.
Regel 1: Van algemeen naar bijzonder
Beschrijven doet men van algemeen naar bijzonder, van het hoogste naar het laagste niveau: dus eerst een archiefbestand als geheel, nadien, indien nodig, deelarchieven en series en vervolgens archiefbestanddelen en stukken. Deze eerste regel is een rechtstreeks gevolg van het zgn. respect des fonds. Hierdoor werd meteen elke op een bibliotheekcatalogus gelijkende beschrijving van archiefbestanddelen onmogelijk gemaakt. Iemand die een archief beschrijft als een opsomming van naast elkaar staande beschrijvingen van afzonderlijke archiefstukken, zit dus op het verkeerde spoor. Hoe uitgebreid en diepgaand deze beschrijving ook moge zijn, als niet elke beschrijving hiërarchisch is gerelateerd, mist men een essentiële dimensie. Het zo prominent op de voorgrond plaatsen van hiërarchisch gerelateerde beschrijvingen was een uiterst betekenisvol, haast visionair signaal aan archivarissen die bezig waren met hun eerste inventarisatie-experimenten per computer. Uit deze eerste regel volgden de tweede en vierde regel.
Regel 2: Enkel opnemen wat relevant is op een bepaald niveau
Neem enkel de relevante informatie voor een bepaald niveau op. Bijvoorbeeld: geef geen administratieve geschiedenis van de gehele administratie als de archiefvormer slechts een afdeling is; geef geen beschrijving van de inhoud van reeksen in de inleiding (in ISAD(G) overeenkomend met het hoogste niveau), maar voeg die informatie toe op de meest aangewezen plaats, namelijk bij de beschreven serie zelf.
Regel 3: Permanente koppeling aan een beschrijving op een hoger niveau
De derde regel, dat elke beschrijvingseenheid moet worden gekoppeld aan een beschrijvingseenheid van een hoger niveau, is een andere consequentie van regel 1 (van algemeen naar bijzonder), maar in omgekeerde richting. Door deze koppeling maakt men de onderzoeker duidelijk welke plaats de beschrijvingseenheid in het geheel inneemt.
Nemen we een concreet voorbeeld om het verschil tussen de handschriftencatalogus
en de archieftoegang scherp te stellen. Een ingebeelde beschrijving zou er volledig
uitgeschreven als volgt kunnen uitzien: Rekening van de domeinontvangsten
van Jan Frans Willems, vorstelijke rentmeester van Oost-Brabant, voor auditie
voorgelegd aan de Rekenkamer van Brabant op 1 januari 1765 over de jaren 1763-1764.
In een handschriftencatalogus kan men duizenden dergelijke beschrijvingen aantreffen.
Wanneer dit stuk in een echte archieftoegang zou worden ontsloten, zou deze
informatie in een hiërarchisch gestructureerd geheel terechtkomen:
- Rekenkamers in de Nederlanden [archief]
- - Rekenkamer van Brabant [deelarchief, archiefvormer]
- - - Hertogdom Brabant (bv. ook Overmaas)
- - - - Domein (ook Belastingen, Douane zijn mogelijk)
- - - - - Rekeningen
- - - - - - van Jan Frans Willems
- - - - - - - Ontvangsten
- - - - - - - - 1763-1764. Afgehoord op 1 juni 1765
Enkel deze laatste beschrijvingseenheid is een fysieke entiteit en draagt een archiefnummer. Alle hogere niveaus dienen uitsluitend voor het intellectueel beheer van de informatie. De aldus gepresenteerde hiërarchische structuur geeft in één oogopslag de organisatie, structuur, taken en bevoegdheden van een archiefvormer en het archiefvormingsproces weer. Bovendien wordt geen informatie onnodig herhaald. Dit heeft evenwel als gevolg dat men bij het afbeelden van een archiefbeschrijving in een geautomatiseerd systeem noodzakelijkerwijze alle hogere beschrijvingsniveaus op het scherm moet weergeven. Een beschrijving 1763-1764. Afgehoord op 1 juni 1765 op zichzelf zegt immers niets.
Regel 4: Herhaal geen informatie
Ook de vierde regel is het logische gevolg van regel 1. Geef je informatie op het hoogst mogelijke niveau en herhaal die dan niet meer op lagere niveaus.
Alles samen zijn dit een stel eenvoudige, logische regels. Wanneer ze consequent worden toegepast, heb je nog niet automatisch een goede inventaris, maar is men wel al een heel eind op de goede weg. Ondanks hun eenvoud worden die regels nog vaak overtreden, wat men gemakkelijk kan vaststellen bij de lectuur van recente inventarissen.
Universeel te gebruiken regels
ISAD stelde zich tot doel dat de regels universeel toepasbaar moesten zijn. Dat wil zeggen dat de standaard in elk land, in elke cultuur en in elke beschrijvingstraditie moest passen. Hij moest dus kunnen worden toegepast in combinatie met nationale regels. De standaard geeft dus een raamwerk dat met nationale regels kan en moet worden aangevuld. Dit zou b.v. ook een opdracht kunnen zijn voor de Archiefbank Vlaanderen.
De regels zijn ook universeel bruikbaar omdat ze niet gebonden zijn aan een bepaald type drager, medium of vorm. Ze moeten kunnen worden toegepast op elk type materiaal, bijvoorbeeld kaarten en plattegronden, architecturale tekeningen, zegels of geluidsopnamen. Er hoeven dus geen nieuwe specifieke standaarden te worden ontwikkeld voor b.v. de beschrijving van foto’s of films. ISAD is soepel genoeg om in bepaalde beschrijvingselementen bepaalde informatie verder te structureren en aan te passen. Bepaalde modellen waarin kan worden nagegaan hoe ISAD kan worden toegepast voor specifieke types archieven, zouden daarentegen wel nuttig zijn.
Beschrijvingselementen van ISAD(G)
ISAD maakt gebruik van 26 beschrijvingselementen gegroepeerd in zeven velden:
1. Identificatie, nodig om de beschrijvingseenheid als een unieke eenheid te kunnen beschrijven en een onverbrekelijke band vast te leggen tussen beschrijving en het fysiek archiefbestanddeel (deze laatste term gebruik ik met enige schroom omdat hierdoor de indruk kan ontstaan dat ik geen rekening hou met de digitale wereld). Archieven worden geïdentificeerd door een referentie, bestaande uit een landencode, een nationale code voor de bewaarplaats en de lokale vindplaats (naam of code van het bestand of collectie en een volgnummer). Hier ligt alvast een andere opdracht voor Archiefbank Vlaanderen en het Rijksarchief om zo'n algemeen aanvaard coderingssysteem voor particuliere en openbare archiefbewaarplaatsen en naamgeving van archiefvormers of archiefbestanden te ontwerpen en te onderhouden.
Voorts wordt een archiefeenheid beschreven door een titel, waarmee eigenlijk de formele titel (dus de titel die op het document voorkomt) wordt bedoeld. Bij gebrek aan eigenlijke titel kan een beknopte inhoudsomschrijving worden gegeven, bv. op het niveau van het archief de naam van het bestand, zoals Archief van de Raad van Financiën. Op het niveau van de serie kan dat bv. zijn Ingekomen brieven en minuten van uitgegane brieven, en op archiefbestanddeel- of stuksniveau wordt dat iets als Akte waarbij voor schepenen van … door X een perceel grond wordt verkocht aan Y. Het begrip titel dekt dus zeer diverse ladingen.
Behalve door de referentie en de titel wordt een archiefbestanddeel nog geïdentificeerd door de datum, het beschrijvingsniveau (archief, deelarchief, serie of reeks, deelreeks, bestanddeel en stuk) en door de omvang van het medium (2 katernen, 1 charter). Voor een grondplan kan bv. de schaal en de drager (een calque bv.) worden opgegeven. Dit laatste is een voorbeeld van de universele toepasbaarheid van ISAD, waarop ik zo-even heb gedoeld.
2. Het tweede veld geeft de context, m.a.w. de gegevens over de herkomst: de naam van de archiefvormer, de institutionele geschiedenis van een instelling of de biografie van een persoon, de geschiedenis van het archief, hoe het werd verworven.
3. Het derde veld gaat over inhoud en structuur. Wat is het bereik (periode, geografisch gebied) en de inhoud van de beschrijvingseenheid, welke selecties en vernietigingen werden uitgevoerd, welke aanvullingen of latere overdrachten zijn nog te verwachten, hoe is de beschrijvingseenheid geordend, hoe is zijn interne rangschikking of structuur, welk classificatiesysteem werd gebruikt?
4. De beschrijvingselementen van veld vier zijn gericht op de raadpleging en het gebruik: voorwaarden voor raadpleging en voor reproductie, indien afwijkend van het gangbare, de taal en het schriftsysteem. Wat zijn de fysieke kenmerken en technische vereisten (apparatuur of programmatuur) om het materiaal te kunnen raadplegen? Welke toegangen bestaan?
5. Veld vijf beschrijft het verwant materiaal: bestaan en bewaarplaats van originelen indien een kopie wordt beschreven, bestaan en bewaarplaats van kopieën indien het originele materiaal wordt beschreven, welke verwante beschrijvingseenheden bestaan (bij de beschrijving van gemeenterekeningen verwijzen naar de exemplaren in het provinciearchief), welke publicaties kwamen tot stand aan de hand van de beschrijvingseenheid?
6. Veld zes geeft aantekeningen betreffende gegevens die men in een ander veld niet kwijt kon.
7. Veld zeven, beschrijvingsbeheer, omvat de verantwoordelijkheid voor de beschrijving: door wie, volgens welke regels of afspraken en wanneer werd de beschrijving opgemaakt?
Verplichte velden
Van alle 26 elementen zijn er slechts zes verplicht, met name: de referentie, de titel, de archiefvormer, de datering, de omvang en het beschrijvingsniveau. Dit klinkt ons archivarissen erg vertrouwd in de oren wanneer we deze elementen vergelijken met wat we gewoon zijn in de klassieke inventaris. Referentie is het volgnummer in het fysieke archiefblok, de titel stemt overeen met de formele titel of ruimer de inhoudsbeschrijving, verder de uiterste data en de omvang. De archiefvormer en het beschrijvingsniveau zijn twee elementen die de traditionele inventarisator niet uitdrukkelijk vermeldt, maar deze informatie is impliciet aanwezig: de inventaris is in principe de toegang op de archieven van één archiefvormer en het beschrijvingsniveau ligt impliciet besloten in de indeling in deelarchieven, delen, afdelingen, rubrieken, enz.
Zonder het te beseffen leveren traditionele archivarissen reeds vele jaren ISAD(G)-conforme inventarissen af. Tenminste als we afgaan op de inventaris in de strikte zin: de eigenlijke inventarislijst.
Algemene beschrijving van het archief versus de traditionele inleiding
Waar het schoentje wringt, is de algemene beschrijving van het archiefbestand. De meeste elementen die we hiervoor opsomden, komen - weliswaar in een andere volgorde - in onze klassieke inleidingen terecht. Ik zou hier een pleidooi willen houden om de klassieke inleidingen definitief te vervangen door een overeenkomstig de ISAD(G)-standaard gestructureerde algemene beschrijving van het bestand. Andere informatie die we traditioneel opnemen in de klassieke inleiding moet dringend worden overgeheveld naar de plaats waar ze in feite thuishoort, namelijk in het corpus van de inventaris bij de beschrijving van deelarchief of serie. De veralgemening van ISAD(G) in Nederland en Vlaanderen vergt enkel een restyling van het werk dat we al zo veel jaren met grote competentie en zorg uitvoeren.
Norm voor de beschrijving van archiefvormers
Bij ISAD(G) sluit naadloos een tweede norm aan, met name ISAAR (CPF), wat staat voor International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families. De onderlinge compatibiliteit was een conditio sine qua non voor de commissie die deze norm moest uitwerken. Zoals ISAD vond ook ISAAR zijn inspiratie in de bibliotheekwereld waar authority files reeds lang ingeburgerd waren om de uniformiteit van de hoofdwoorden (voornamelijk voor de namen van auteurs) te bewaken. Een voorbeeld om te demonstreren dat dit geen overbodige luxe is. Na een paar jaar invoeren van publicaties van de eerste algemeen rijksarchivaris Louis Prosper Gachard – en dit zonder gebruik te maken van een authority record – kwamen we tot de onthutsende vaststelling dat de man onder zestien varianten in de bibliotheekcatalogus opgenomen was. Ditzelfde gevaar dreigt ook voor de archiefwereld, wanneer informatie over bv. archiefvormers zou moeten worden uitgewisseld, zowel regionaal (bv. tussen archieven in Vlaanderen), of nationaal (bv. tussen de 18 rijksarchieven in België, waar drie talen worden gebruikt) of op internationale schaal.
Aangezien in de archivistiek het begrip archiefvormer zo centraal staat, is een genormeerde behandeling van archiefvormers zonder meer een must. Dezelfde commissie die ISAD had uitgewerkt, zette zich aan het werk voor ISAAR(CPF). De eerste versie kwam gereed in 1996 en werd in Bejing boven de doopvont gehouden. Al heel vlug bleken zekere manco's vooral wanneer men ISAAR wou gaan gebruiken voor de nationale archiefregisters, zoals deze in Zweden, Australië en het Verenigd Koninkrijk. Ook Archiefbank Vlaanderen diende uit te gaan van die eerste versie. Tijdens het laatste archiefcongres in Wenen in 2004 werd het huiswerk van de Commissie officieel opgeleverd. Ik ga hier geen vergelijking maken tussen beide versies, maar duidelijk is dat in ruime mate kon worden geprofiteerd van de praktische ervaring die een aantal leden inmiddels hadden opgedaan in hun nationale toepassingen, vnl. in het Verenigd Koninkrijk.
Alle beginselen die aan de grondslag lagen van ISAD werden gehandhaafd: de archivistische basisbeginselen (in het bijzonder het scrupuleus respecteren van het herkomstbeginsel), de universele toepasbaarheid van de norm, de inpassing in en compatibiliteit met nationale normen, enz.
Waarvoor is ISAAR bedoeld?
We gebruiken ISAAR om de relatie tussen archieven en archiefvormingsprocessen te documenteren en daardoor de toegankelijkheid ervan te verhogen. De identificatie van de archiefvormer is de primaire stap voor iedereen die een archiefbeschrijving wil tot stand brengen. De eerste vraag wanneer men een archief gaat ordenen of een stuk of archiefbestanddeel gaat beschrijven, is toch wie de archiefvormer is. Door het beschrijven van de context, d.i. het beschrijven van de archiefvormer en van de wijze waarop archieven zijn tot stand gekomen, neemt de inzichtelijkheid in het archief aanzienlijk toe. De archiefvormer is vaak ook het eerste aanknopingspunt om een zoekproces te starten onder de vorm van de vraag “wie is bevoegd voor dat soort probleem?”.
De identificatie en documentatie van de archiefvormer is dus een cruciaal gegeven in het ontsluiten van archieven. De relatie tussen archiefvormers en archiefdocumenten is echter geen 1 op 1 relatie zoals wij vroeger gemakshalve aannamen. Een voorbeeld om dit duidelijk te maken: in het Algemeen Rijksarchief zijn series originele koninklijke en ministeriële besluiten bewaard. Die dragen dan de ietwat simplistische naam van bijvoorbeeld KB’s van het ministerie van Landbouw. Wie een beetje vertrouwd is met de geschiedenis van onze ministeries zal terecht opmerken dat dit ministerie ontelbare malen van samenstelling en bevoegdheid veranderd is. Op een bepaald ogenblik zal men bv. ook voor middenstandszaken in deze serie terecht moeten. Onder invloed van de Australische archieftheorie is men een groter belang gaan hechten aan de archivistische eenheid "serie", die gerelateerd kan zijn tot diverse chronologisch elkaar opvolgende archiefvormers. Die complexiteit neemt nog toe naarmate men meer en meer geconfronteerd wordt met digitaal ontstaan archief.
Ook in ISAD was er een beschrijvingselement archiefvormer. Dit is echter een statische oplossing die misschien kan volstaan voor de beschrijving van statische, afgesloten archieven. ISAAR biedt echter een beter, universeler alternatief: het tot stand brengen van een link tussen een beschrijvingselement (bestand, serie, archiefbestanddeel, stuk) en één of meer authority records voor een archiefvormer. Op die wijze kan op een meer adequate manier recht worden gedaan aan de complexe realiteit van archiefvormingsprocessen. ISAAR biedt dus de mogelijkheid om archiefvormers, zijnde organisaties, personen en families, op een uniforme wijze te beschrijven en deze beschrijvingen met andere archiefdiensten te delen.
Beschrijvingselementen in ISAAR
Uit welke elementen bestaat een ISAAR-beschrijving? Zij omvat in totaal 27 elementen, gegroepeerd in 4 velden of zones: identificatie, beschrijving, relaties en beheer van de beschrijving.
1. In het eerste veld, het identificatieveld, bevindt zich de informatie die het mogelijk moet maken om een archiefvormer op een unieke wijze te identificeren en een aantal ontsluitingstermen, de zgn. access points, te definiëren. Dat zijn het type (organisatie, persoon of familie), de standaardnaam d.i. de gestandaardiseerde versie van de naam, de standaardnaam in andere systemen (b.v. in de nationale bibliotheek), de variante namen in b.v. andere talen en een unieke identificatiecode voor collectiviteiten.
2. In veld twee, waarin de beschrijvende elementen worden samengenomen, vindt men de bestaansdata van de archiefvormer, zijn geschiedenis, de voornaamste standplaatsen, zetels of ressorten, de juridische status van organisaties (b.v. openbare instelling), de functies en activiteiten, de rechtsgrond (wet, decreet, reglement) waarop de functies gebaseerd zijn, de interne organisatie van organisaties of de genealogie van een familie, de algemene sociale, culturele, politieke enz. context. In dit veld kan men kiezen tussen een vrije beschrijving en een gestructureerde tekst in acht subvelden.
3. Veld drie beschrijft de relaties tussen organisaties, personen of families. ISAAR doet dat door middel van een unieke identificatiecode, de aard van de relatie (hiërarchisch, chronologisch, familiebanden, andere ), de beschrijving van de relatie (bijvoorbeeld ondergeschikt aan …). Last but not least worden alle relaties gedateerd door aanduiding van aanvang en einde.
4. Veld vier bevat het beschrijvingsbeheer, de zgn. control area. In dit verband is weer werk aan de winkel voor Archiefbank Vlaanderen en het Rijksarchief. Er moet namelijk een landelijk systeem van unieke identificatiecodes voor authority records ontwikkeld worden. Wellicht dient dit te gebeuren in nauwe samenwerking met de grote bibliotheken. Verder komt hier een aantal technische gegevens aan bod die ik buiten beschouwing laat.
In ISAAR, zoals in ISAD, bestaan verplichte en facultatieve beschrijvingselementen. Slechts vier zijn verplicht: het type archiefvormer, de standaardnaam, de datering en de identificatiecode.
De bedoeling van een authority record is natuurlijk dat het verbonden kan worden met één of meer archivistische beschrijvingen. Dit kan weer gebeuren in een in vrije tekst, geschreven notitie of gestructureerd in vier subvelden, met name de titels of identificatiecodes van het gerelateerde archiefmateriaal, de aard van het gerelateerde materiaal (b.v. een archief, een serie, een archieftoegang, maar ook een artikel in een biografisch woordenboek, een foto enz., de aard van de relaties (bv. archiefvormer, auteur, onderwerp, bewaargever, …) en ten slotte de datering van de relatie.
Over EAD (Encoded Archival Description) en EAC (Encoded archival context) kan ik het hier in deze inleidende toelichting niet verder hebben. Zeker is dat zij de sleutel zijn voor de effectieve nationale en internationale uitwisseling van archivistische informatie.
Zijn er nog andere ontwikkelingen te verwachten. Ik denk het wel. Een ervan is ongetwijfeld het ontwikkelen van een standaard voor het beschrijven van functies. Vooral als men het Australische adagium overweegt: functions are not aspects of the life of a record creating entity - on the contrary agencies are often just episodes in the life of a function, is het bijna onafwendbaar dat ICA besluit tot het opstellen van een internationale standaard voor functies en activiteiten.
Ik koos als titel voor deze lezing ISAD(G) en ISAAR(CPF). Niet toevallig de standaard met een lichte knipoog naar de reclameslogan van de gelijknamige krant. Naar mijn oordeel zijn beide internationale normen niet zomaar uit de lucht komen vallen. Zij zijn niet toevallig ontstaan. Er was blijkbaar grote behoefte aan in een archiefwereld die zich meer en meer ging spiegelen aan de vooruitgang van de andere informatiewetenschappen, in het bijzonder de realisaties in de bibliotheekwereld. ISAD en ISAAR zijn een internationaal aanvaarde standaard geworden, gewoon omdat er veel meer dan voordien een groeiende behoefte ontstond om informatie over archieven uit te wisselen, met elkaar te delen en door te geven. Archiefbank Vlaanderen is daarvan het sprekende bewijs
.
home | info
| register | aanmelding
| archiefgalerij | archiefgids
| info@archiefbank.be
© 2005 archiefbank vlaanderen
| versie
20-12-2006
