Invoeren in de databank

Manuele invoer
 
Iedereen die dat wil, kan gratis zelf informatie over zijn archieven invoeren in Archiefbank. Zowel archiefbewaarplaatsen, verenigingen, culturele instellingen als privé-personen kunnen partner worden in het project.

Om rechtstreeks in te voeren hebt u een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Wilt u zelf invoeren, neem dan contact op met iemand van het Archiefbankteam. Een van onze medewerkers zal u een gebruikersnaam bezorgen en u een introductie geven bij de invoer.

Login

Geautomatiseerde invoer

Wie gebruik maakt van een erfgoedbeschrijvingssysteem, kan de beschrijvingen op archiefbestandniveau of collectieniveau laten harvesten door Archiefbank.

Wanneer komt je databank in aanmerking?

  • Je beschreef erfgoedgehelen (archieven of collecties) en niet alleen stukken of bestanddelen.
  • Je noteerde voor elk geheel minstens een titel, datering van het jongste en oudste stuk (bij benadering als datumveld), een omvang (bij benadering), de naam van de archiefvormer of verzamelaar, datering van de archiefvormer of verzamelaar, de bewaarplaats (enkel van toepassing wanneer er erfgoed uit meerdere bewaarplaatsen werd beschreven)
  • Je kan een export aanleveren uit de databank in CSV, excel of XML.
  • Het gaat om een substantiële set gegevens, die aangevuld en onderhouden wordt.

Neem contact op indien je interesse hebt.

In een verkennend gesprek wordt de inhoud van de databank besproken en worden er afspraken gemaakt over de frequentie van updates, exportformaten, publicatievereisten, enzovoort. Afspraken worden vastgelegd in een overeenkomst. Op basis van een beperkte testexport en een volledig ingevuld dummyrecord maakt Archiefbank een mappingtabel op waarin gedocumenteerd wordt welke gegevens uit jouw databank waar terecht komen in Archiefbank Vlaanderen. Databanken die opgebouwd werden vanuit internationale standaarden, zoals ISAD(G), zijn eenvoudig te mappen. Na goedkeuring van deze mappingtabel kan een eerste testimport plaats vinden. Als de laatste problemen opgelost zijn, volgt een finale import. De import wordt op gezette tijdstippen vernieuwd om aanvullingen en wijzigingen in de moederdatabank op te vangen.         

Uit volgende systemen wordt al geharvest:

  • ODIS (ADVN, Liberaal Archief, AMSAB-isg, KADOC, AMVB, CVAa)
  • Archeïon (Algemeen Rijksarchief)
  • Probat (provinciearchief West-Vlaanderen en enkele deelnemende gemeenten)
  • Agrippa (Letterenhuis)