Standaarden, modellen en normen zijn abstracte begrippen die niet voor iedereen duidelijk zijn en daarom voor de nodige verwarring zorgen. Zo bestaat ook verwarring over het gebruik van het  Cometamodel en haar relatie tot Archiefbank Vlaanderen. Waarom, wat en vooral hoe moeten we omgaan met deze standaarden, modellen of normen? 

Wie verzamelt, wenst ook dingen terug te vinden. Er is dus nood aan een lijst met informatie over wat verzameld is en waar we het terug kunnen vinden. Deze lijst kan opgesteld worden voor stukken in een collectie of voor collecties als geheel. De informatie kan gebruikt worden door jezelf, maar het kan ook nuttig zijn voor geïnteresseerde buitenstaanders, zoals een naburige vereniging of een student. 

Wat is een model, norm of standaard als we het hebben over de verzameling van informatie over erfgoed? Het is een lijst of een handleiding voor het noteren van gegevens over gelijkaardige zaken, zoals over fotocollecties of schilderijen. Door steeds dezelfde informatie te noteren op eenzelfde manier, kunnen gegevens over gelijkaardige zaken eenvoudig vergeleken of uitgewisseld worden. Per type van te beschrijven item bestaat er vaak een andere standaard. Zo zijn er standaarden voor archieven, bibliotheekmateriaal of museale stukken. Dit komt omdat bij elk type van erfgoed andere informatie van belang kan zijn. Standaarden kunnen ook dienen voor meerdere doelen, zoals de Dublin Core gegevensset. Een standaard of norm is evenwel geen keurslijf. Zo kunnen bepaalde onderdelen naar eigen behoefte weggelaten worden of nieuwe elementen toegevoegd worden.  

Voor archieven werd in 1999 de ISAD(G)-standaard gepubliceerd. Kort daarop, in 2005, werd Archiefbank Vlaanderen online geplaatst. In de databank worden gegevens over archiefgehelen en collecties geregistreerd in het ISAD(G)-stramien. Dit wil zeggen dat per archief een bepaalde set van informatie wordt genoteerd, zoals titel, datering, hoeveelheid, naam van diegene die het archief aanmaakte (de archiefvormer), enzovoort. Zo wordt een soort paspoort gecreëerd waarop geïnteresseerden kunnen terugvinden wat ongeveer bewaard wordt (briefwisseling, foto’s, verslagen enzovoort) en waar het bewaard wordt in Vlaanderen. Indien men documenten wenst te consulteren, kan men deze in de bewaarplaats gaan inkijken.

Sommige ISAD-gegevens moeten verplicht ingevuld worden in Archiefbank om een archiefsteekkaart aan te maken, anderen zijn optioneel. Alle mogelijke velden uit de ISAD(G)-standaard werden opgenomen in Archiefbank. Daarbij werden ook bijkomende gegevens toegevoegd, zoals trefwoorden, om de informatie beter doorzoekbaar te maken of te beheren. In Archiefbank wordt enkel informatie gegeven over een verzameling van documenten (het archiefbestand), maar ISAD(G) wordt door archiefinstellingen ook gebruikt om informatie te noteren over afzonderlijke stukken bv. in een inventaris.

Wat is het Cometamodel? Dit is ook een standaard. Het is een opsomming van de belangrijkste te noteren gegevens over een collectie (een verzameling van items, zoals bidprentjes, publicaties of archieven). Het model wil verschillende specifieke standaarden overkoepelen en één gegevensset voorzien die men kan gebruiken voor de beschrijving van verschillende soorten collecties. Verschillende normen werden met elkaar vergeleken om te komen tot een algemene deler. Zo werden bv. RSLP en ISAD(G) meegenomen in de oefening. Dit resulteerde in drie lijsten van gegevens: Cometa Basis bevat een minimale set van te noteren gegevens, Cometa Extra een iets uitgebreidere set en Cometa Plus bevat een uitgebreid gamma gegevens. Archiefbank, gebaseerd op ISAD(G), bevat dezelfde velden als Cometa Basis en enkele velden uit Cometa Plus. Ook hier kan men kiezen op wat men Cometa toepast. Wordt het Cometamodel gebruikt om individuele stukken te identificeren/beschrijven of om verzamelingen te beschrijven? Is het nodig om naast de basisset bijkomende informatie toe te voegen?  Je past het model aan waar nodig.

Wanneer je een lijst opstelt van het door jouw bewaarde erfgoed ga je best structureel te werk. Beschrijf eerst de erfgoedgehelen (archiefbestanden of collecties) en nadien de individuele stukken. Voor de eerste stap kan men gratis gebruik maken van de Archiefbank, zodat de informatie conform het Cometa Basismodel genoteerd wordt en opzoekbaar is voor geïnteresseerden. Voor het inventariseren van stukken ga je best te werk in Word of Excel, noteer de informatie in het stramien van een door jou gekozen standaard. Voeg nog extra velden toe aan de gegevensset of laat er desgewenst enkele weg. Een voorbeeld van gedetailleerde inventarisering van een archief in Excel volgens ISAD(G) vind je hier.