Terminologie en archiefprincipes

Stoffige papierenArchieven worden vaak geassocieerd met stoffige papieren en donkere kelders, maar klopt dat wel? Wat is archief, wat niet en welke basisprincipes zijn nodig om een archief te benaderen, daar wordt hier aandacht aan besteed.

Om te beginnen kunnen we ons de vraag stellen waarom mensen archieven willen bewaren. Er zijn uiteenlopende redenen:

  • Administratieve waarde: zonder de documenten vallen de werkzaamheden in duigen. Vooral in bedrijven of bij de overheid is dit van belang.
  • Juridische waarde: de documenten bewijzen iets. Sommige archiefstukken zijn onderworpen aan bewaartermijnen en moeten bij wet een x-aantal jaren bewaard worden, zoals een verkoopsakte.
  • Cultureel, historische waarde: archief (en ander erfgoed) helpt het brede publiek kennis te maken met de geschiedenis van en de evoluties binnen een vereniging, instelling of gemeenschap.
  • Emotionele waarde: het archief kan bepaalde emoties losmaken, denk bijvoorbeeld aan bewaarde liefdesbrieven of een geboortekaartje.

Naast archief worden soms ook collecties, documentatie, objecten en publicaties om deze redenen bewaard. Het is echter aangewezen het archief hiervan te scheiden. Wat hoort er dan wel thuis in een archief?

Vanuit de definitie van een archiefstuk leren we wat bewaard moet worden in een archief:

“Een archiefstuk is een document, dat ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd is om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten.“
(Den Teuling, A.J.M. (2003), Archiefterminologie voor Nederland en Vlaanderen, ’s-Gravenhage, Stichting Archiefpublicaties, begrip nummer 8.)

Uit deze definitie kunnen we afleiden dat niet alles als ‘archief’ kan bestempeld worden. We ontleden samen wat een archiefstuk wel is:

een document informatie op een drager
ongeacht zijn vorm papier, elektronisch bestand, video, DVD, foto, affiche, …
ontvangen/opgemaakt twee voornaamste manieren van archiefvorming
naar zijn aard bestemd om te berusten niet toevallig gecreëerd en bewaard
uit hoofde van activiteiten, taken weerspiegelt een activiteit of taak van de vormer
of handhaving van rechten kan een bewijswaarde hebben voor de vormer

Archief wordt gevormd door een archiefvormer die, soms onbewust, structuur brengt in al de archiefstukken die hij creëert - het structuurbeginsel genoemd. De archiefvormer kan een vereniging zijn, waarvan de secretaris al de bestuursverslagen chronologisch opschrijft in schriftjes en de penningmeester de financiële jaarverslagen bundelt. Of het kan een persoon zijn die al zijn ontvangen brieven bijhoudt per afzender. De vormer kan ook een bedrijf zijn of een organisatie die alles ordent om informatie terug te vinden als dat nodig is. Daarnaast maken ook overheidsorganen archief aan. Dit laatste wordt niet opgenomen in Archiefbank Vlaanderen omdat het geen privaat- maar wel publiekrechtelijk archief is.

Een archief wordt dus gevormd door een archiefvormer en een archiefstuk hoort enkel thuis in het archief waarvoor het bestemd is. Pen en tekst Een brief van Stanley aan koningin Victoria hoort thuis in het archief van koningin Victoria omdat zij het ontving – het herkomstbeginsel genaamd. Gaat het om een kladversie van die brief, die Stanley zelf bijhield, dan hoort dit wel thuis in het Stanleyarchief. Een archief wordt bijgevolg vernoemd naar zijn archiefvormer en zo onderscheiden van andere archieven. Het archief van Stanley, het archief van heemkundige kring De Poemp, het archief van de familie d’Ursel, het archief van Gevaert NV, enzovoort. Per archief wordt er in Archiefbank Vlaanderen een archiefsteekkaart aangemaakt.

Verzender: klad bewaard - Ontvanger: origineel bewaard

Pen en tekst Bij het benaderen van een archief is de context van de archiefstukken van groot belang. Met context wordt de structuur bedoeld waarin de stukken geplaatst zijn. Daarnaast zijn metadata, gegevens over de gegevens, vooral bij digitale bestanden onontbeerlijk. Informatie over de auteur, de datum, de dienst, de handeling, de grootte, het formaat, enzovoort zijn bijvoorbeeld voor digitale bestanden contextgegevens. De archiefvormer zelf weet meestal wel zijn eigen stukken te begrijpen en terug te vinden, maar voor een buitenstaander is het lastiger een archiefstuk te begrijpen zonder de contextinformatie. Doordat het archiefstuk op een bepaalde plaats tussen andere documenten bewaard is, kunnen we de informatie juist interpreteren en begrijpen. Het is daarom van belang de structuur van een archief zo weinig mogelijk te verstoren en metadata toe te kennen aan digitale bestanden.

Een voorbeeld:
Een brief kan enkele feiten bevatten: vraag van meneer X aan mevrouw Y over het huren van een partytent. Enkele vragen blijven onbeantwoord, zoals wie zijn deze personen en waarom willen ze een tent huren. De inhoud en betekenis van de brief wordt pas echt duidelijk als we hem in verband kunnen brengen met andere stukken uit het archief. Het kan één brief zijn uit een reeks van brieven, waaruit een hele dialoog blijkt. Of de brieven kunnen handelen over een onderwerp dat later ook in een vergadering werd besproken, waardoor weer andere acties zijn ondernomen en documenten zijn gecreëerd. Als we de brief meteen in zijn context bekeken hadden, bijvoorbeeld in het archief van een jeugdvereniging in een dossier over het opzetten van pannenkoekenbak voor het goede doel, dan was meteen duidelijk hoe we de inhoud hadden moeten interpreteren.

We weten nu wat een archiefstuk is, maar wat is het zeker niet?

Wat hoort niet thuis in een archief?

  • Publicaties zijn geen archief en horen thuis in een bibliotheek. Bv. boeken, tijdschriften, kranten, nieuwsbrieven
  • Objecten kunnen bij archief horen, maar worden apart bewaard. Wel is het mogelijk een verwijzing naar het object op te nemen in de inventaris van het archief.
  • Documentatie zijn stukken die niet voortvloeien uit de activiteiten, taken of behoud van rechten. Bv. reclamefolder van een supermarkt, tekening van het kind van een medewerker van een bedrijf, krantenknipsels (als ze niets te maken hebben met de activiteiten van de archiefvormer)
  • Een collectie is een geheel van documenten dat met een welbepaald doel door een persoon of instelling is verzameld. De documenten vloeien niet voort uit de activiteiten of taak van de archiefvormer. Collecties moeten als documentaire eenheid herkenbaar blijven. Zij dragen een thematische naam, niet de naam van de archiefvormer. Bv. Collectie bidprentjes, Collectie biografische dossiers, Affichecollectie van het Vlaams Theater Instituut, Verzameling interviews, Collectie krantenknipsels over de Dijle

Een archiefstuk kent een levensloop die onder te verdelen is in volgende fasen:

  • Dynamische fase : het archief wordt nog gebruikt en aangevuld door de archiefvormer.
  • Semi-dynamische fase : het archief wordt niet meer aangevuld maar kan nog een nut hebben voor de archiefvormer. Bv. moet x-aantal jaren bewaard worden als bewijsstuk of bevat informatie.
  • Statische fase : het archief heeft geen nut meer voor de archiefvormer, maar kan bewaard worden om cultureel-historische of emotionele reden.

Wanneer het archief voor eeuwig bewaard wordt vanwege zijn cultureel-historische waarde wordt evenwel niet altijd alles bijgehouden. Selectie archief Er wordt geselecteerd in het archief. Bij dit proces wordt beslist welke archiefbescheiden bewaard blijven en welke vernietigd worden. De kosten om archieven op te slaan zijn immers hoog en overbodige informatie maakt het geheel nodeloos onoverzichtelijk. Selectie is specialistenwerk en het is niet aangeraden om zelf archiefstukken te selecteren zonder overleg met een professionele archivaris. Selectie is immers onomkeerbaar.

Je kan een verklarende lijst met veel voorkomende termen raadplegen.