In de beheersovereenkomst van 20 mei 2009, die Archiefbank Vlaanderen afsloot met de Vlaamse Gemeenschap, werd de doelstelling opgenomen over het In kaart brengen van de algemene lijnen van het privaat archivalisch erfgoed. Op 15 december 2009 volgde een bijsturing en tevens verduidelijking van deze doelstelling vanuit het Agentschap Kunsten & Erfgoed. De doelstelling In kaart brengen werd als volgt gedefinieerd:

“De Doelstelling moet gelezen worden als het verzamelen van gegevens:

• over de organisaties en het cultureel erfgoed op het grondgebied van het lokale bestuur;
• over de organisaties die deel uitmaken van de cultureel-erfgoedgemeenschap waarvoor de landelijke cultureel-erfgoedorganisatie een ankerfunctie vervult;
• over het cultureel erfgoed waarvoor de landelijke cultureel-erfgoedorganisatie een expertisefunctie vervult.

De lokale besturen en de landelijke cultureel-erfgoedorganisaties moeten zich de vraag stellen:

• welk cultureel erfgoed is er aanwezig (op collectieniveau/ geaggregeerd niveau)?
• welke organisaties zijn er (zowel collectiebeheerders als organisaties met kennis over die collecties of kennis die nuttig kan zijn om de doelstellingen te verwezenlijken)?
• wat zijn de noden en behoeften van het cultureel erfgoed en die actoren (bv. is er een grote achterstand op het vlak van inventarisatie, van behoud en beheer, is er voldoende kennis om de collecties kwaliteitsvol te ontsluiten, loopt de communicatie naar het publiek goed, welke specifieke kennis of expertise rond digitalisering is er nodig, waar situeren zich de grootste noden op het vlak van erfgoededucatie … )?

Op basis van die gegevens kan een onderbouwd beleid worden ontwikkeld en kan een beheersovereenkomst effectief op maat worden gesloten.”

Verder stipuleerde de voorgestelde nota van het Agentschap Kunsten & Erfgoed dat het verzamelen en bijhouden van gegevens op een uniforme wijze moet gebeuren omdat ze dan gemakkelijker uitwisselbaar en doorzoekbaar zijn. Samenwerking of uitwisseling van gegevens is hierbij een belangrijk aspect. De deadline voor het inleveren van gegevens werd vastgelegd op einde 2010. Dit betekent echter niet dat het verzamelen van gegevens ophoudt, de opgave dient als dynamisch te worden beschouwd. De vraag van het Agentschap sluit volledig aan bij de werking van Archiefbank. Vlaanderen. De doelstelling binnen het project Archiefbank is immers het Vlaams privaat archivalisch erfgoed op uniforme wijze in kaart brengen, door registratie in de online databank.

Archiefbank Vlaanderen startte met het uitwerken van deze doelstelling in het voorjaar van 2010. Hoewel de oefening werd opgevat als een work in progress, zal in mei 2011 een eindrapport opgeleverd worden dat qua timing perfect aansluit bij de opmaak van het beleidsplan. In het rapport zullen de resultaten betreffende het in kaart brengen van de cultureel-erfgoedgemeenschap evenals de noden en behoeften ervan gepresenteerd worden. Het rapport zal als volgt worden opgebouwd:

1. een veldanalyse van de cultureel-erfgoedgemeenschap met partnermatrices
2. een analyse van het geregistreerde archivalisch erfgoed in Archiefbank a.d.h.v. categorie-toekenning
3. de noden en behoeften van de cultureel-erfgoedgemeenschap, het risico op verdwijning en de onderzoekstendensen
4. de toekomst van Archiefbank Vlaanderen en haar prioriteiten

In het rapport wordt er dus gewerkt aan de hand van verschillende invalshoeken om de huidige werking van Archiefbank Vlaanderen verder onder de loep te nemen en deze te toetsen aan een gewenste toestand. Door de verscheidene analyses met elkaar te confronteren kunnen de hiaten en verbeterpunten in de werking worden gedetecteerd. Deze punten worden verder verwerkt om uiteindelijk te komen tot een prioriteitenlijst waaruit strategische en operationele doelstellingen voor de komende beleidsperiode (2013-2017) kunnen afgeleid worden.

De conclusies en bevindingen zullen dus bepalend zijn voor de verdere beleidsplanning. Uiteraard zijn de resultaten van het rapport onderhevig aan wijzigingen. Jaarlijks worden nieuwe projecten uitgeschreven en ontstaan nieuwe organisaties die mogelijk interessante partners zijn voor Archiefbank. Daarenboven wijzigt de inhoud van de databank dagelijks door de inspanningen van participanten en Archiefbankmedewerkers. De analyse laat dan ook enkel toe om tot een conclusie te komen op basis van de huidige toestand (januari 2011).