Ontsluiting
Met “ontsluiten” wordt het toegankelijk maken van het archief bedoeld. Er wordt een overzicht gemaakt van de inhoud van een archief, zodat een onderzoeker/gebruiker weet welke documenten er te vinden zijn in het archief en de persoon die de stukken uit de rekken of het magazijn haalt, weet waar te zoeken. Het resultaat van deze beschrijving van het archief wordt een inventaris genoemd. Er zijn verschillende mogelijkheden voor het opstellen van een inventaris.
Een archief kan ontsloten worden aan de hand van speciale inventarisatieprogramma’s. Deze programma’s zijn echter duur en overbodig indien je enkel een overzicht wil hebben van de inhoud van een archief. Een makkelijkere en goedkopere oplossing is het beschrijven op papier ofwel in Microsoft Office Word. In onderstaande beschrijving vertrekken we van dit laatste hulpmiddel.
Er zijn verder twee opties voor de manier van beschrijven. We kunnen een uitgebreide inventaris maken, waarbij we de orde in het archief (indien nodig) verbeteren en de stukken op een gedetailleerde manier gaan beschrijven. Of we kunnen een doosinventaris of plaatsingslijst opstellen, waarin per doos een korte omschrijving gegeven wordt van de inhoud. Deze lijst is gemakkelijker en sneller op te stellen, maar is minder gedetailleerd en moeilijker te doorzoeken.
|
|
Werkwijze voor het opstellen van een doosinventaris, ook wel plaatsingslijst genoemd.
|
Bijvoorbeeld:
- Financiën: kasboeken
- Ledenlijsten 1978-1979 en briefwisseling met André Boom 1956-1989
- Foto’s 2008, bestuursverslagen 1967, 1978 en ontvangen brieven 1997-1998
Bij een doosinventaris is het niet nodig de documenten te ordenen, waardoor je snel te werk kan gaan.
| Werkwijze voor het opstellen van een uitgebreide inventaris.
Voor het opstellen van een inventaris gaan we uit van een geordend of te ordenen archief. Wordt het archief geordend, dan lopen ordening en beschrijving samen. Is het archief in goede geordende staat, dan valt de beschrijving samen met het herverpakken van de stukken in zuurvrije dozen en mappen.
|
Bijvoorbeeld:
1. Ontvangen brieven, 1978-1989. 3 omslagen
2. Verslagen en bijlagen van de vergaderingen, 1934-1937; 1939; 1945-1951. 2 omslagen
De stukken van voor 1945 zijn in slechte staat en kunnen niet geraadpleegd worden. Er is een digitale kopie beschikbaar.
3. Kopie van de Leuvense schepenregisters over de jaren 1545-1698, 2007. 1 deel
4. Nota’s betreffende de jaarplanning, 2000-2001. 1 omslag
5-7. Dossier inzake de tentoonstelling “Sprookjes door de eeuwen”, 2003. 3 omslagen
5. Vergaderverslagen van de werkgroep, 2003. 1 omslag
6. Nota’s over de geschiedenis van sprookjes, 2003. 1 omslag
7. Stukken betreffende de organisatie en financiën, 2003. 1 omslag
8. Kasboek, 1897; 1986-2009. 5 delen
9. Verkoopsakte van het clublokaal, 1999. 1 stuk
|
|
De inventaris kan er dus als volgt uitzien.
Vergeet in de inventaris niet de naam van de auteur, de datum van opmaak en de titel van het archief op te nemen. Je kan in een inleiding ook de geschiedenis en structuur van de archiefvormer schetsen en de omvang van het archief geven.
