Ontsluiting en ordening

Een archief ordenen betekent dat het archief gerangschikt wordt volgens een bepaalde systematiek. Een duidelijke ordening maakt de samenhang tussen archiefstukken duidelijk en vergroot de toegankelijkheid van het gehele archief. De oorspronkelijke ordening van een archief wordt in de mate van het mogelijke gerespecteerd. Indien die orde is verdwenen of verstoord, moet ze worden gereconstrueerd. Wanneer het herstel van de oude toestand wegens de chaotische toestand van het archief of de geringe kwaliteit van de oorspronkelijke ordening onmogelijk is of ongewenst, is een eigen indeling ten volle verantwoord.

Meer over ordening op blz. 10 van de publicatie Archiefzorg en registratie in Archiefbank.

De ontsluiting en beschrijving van archieven is meerlagig. Het hoogste beschrijvingsniveau is dat van het archiefbestand. Binnen één archiefbestand kan er vervolgens worden beschreven op het niveau van deelarchief, de afdelingen, de rubrieken, de series en de bestanddelen. Dat laatste is doorgaans het laagste beschrijvingsniveau (het dossier of een 'zaak'). Het kan bestaan uit één stuk, één bundel of meerdere bundels. Samen met het ordeningsplan (de ontworpen structuur) is het vooral de gedetailleerdheid van de bundelbeschrijvingen die de diepgang van de ontsluiting van een archief bepaalt. In Archiefbank Vlaanderen worden de archieven beschreven op het niveau van archief (bestand) en deelarchief (deelbestand) aan de hand van de internationale standaard: de General International Standard Archival Description: ISAD(G).

Meer over beschrijving op blz. 12 van de publicatie Archiefzorg en registratie in Archiefbank.