Naarmate databanken groeien en zich verbreden, wordt het bewaken van de kwaliteit en actualiteit een steeds belangrijkere opdracht. Zo ook voor Archiefbank Vlaanderen die operatief is sinds voorjaar 2004 en al een behoorlijk pakket aan gegevens verzamelde. Bovendien is de databank een dynamisch werkinstrument dat door zijn eenvoudige internettoepassing in principe door iedereen kan worden bespeeld. Vanuit deze optiek is een regelmatige controle en actualisering een absolute noodzaak.

Dat informatie omtrent archieven zo snel kan verouderen, verwondert niet. In de eerste plaats is er uiteraard de fysieke en dus inhoudelijke wijziging van dynamisch en semi-statisch archief dat voortdurend of occasioneel aangroeit. Bovendien breiden archiefinstellingen regelmatig hun collecties uit met nieuw materiaal, wat dan weer de registratie van nieuwe archiefbestanden impliceert. Daarnaast is ook de bewaarplaats aan veranderingen onderhevig. Enerzijds kunnen adresgegevens en contactpersonen gemakkelijk wijzigen. Anderzijds gebeurt het wel eens dat een archief in particulier bezit door een verhuis of een overlijden van de eigenaar een nieuwe bewaarplaats krijgt.

Het actualiseren, aanvullen en verbreden van de databank zal systematisch gebeuren aan de hand van een concreet stappenplan. De Archiefbankmedewerkers zullen ten gepaste tijde persoonlijk contact opnemen met de participanten. Zij beogen jaarlijks een nazicht van alle archief- en bewaarplaatssteekkaarten, ouder dan drie jaar. Archiefbank Vlaanderen hoopt ook met deze actualiseringscampagne participanten aan te zetten nieuwe archieven aan te melden, zelf nieuwe invoer te realiseren en/of nog 'gesloten' steekkaarten vrij te geven voor het grote publiek.

Hebt u vragen omtrent de actualisering van uw persoonlijke gegevens in de Archiefdatabank, aarzel dan niet om ons te contacteren langs info@archiefbank.be.